Administradora de Condomínios e Finanças é algo necessário ao Condomínio? Como ter tudo sob controle através de uma auto gestão?
Administradora de condomínios e Finanças são coisas separadas. Está muito claro que a necessidade de controle das contas e balancetes existe. O síndico deve prestar contas sempre que solicitado e anualmente na assembleia de prestação de contas. Entretanto muitos condomínios vem adotando a auto gestão, porque entendem que a geração de boletos os bancos realizam e assim conseguem minimizar os gastos mensais relativo a contratação de uma Administradora de condomínios e Finanças.
Na verdade esta atitude vem sendo tomada por síndicos que insatisfeitos com as administradoras contratadas perceberam que seus serviços poderiam ser melhor realizados quando feito por outros prestadores de serviços. Banco, contabilidade, empresa de software todos fazem o que faria a Administradora de condomínios e Finanças.
O problema da inadimplência é um deles, a Administradora de condomínios cobra por gerir a inadimplência e algumas nada realizam além de avisar ao síndico o nome das unidades para serem levadas a cartório. Todavia, este recurso deve ser o último a ser utilizado. Primeiro deve-se avisar a unidade, tentar negociar, parcelar a dívida. Muitas unidades pagam assim que recebem o aviso de pendência, porque nem mesmo estavam cientes que deviam. Parcelam e fazem de tudo para evitar a cobrança judicial.
Os condôminos sabem que com o novo Código de Processo Civil é muito mais rápida a cobrança, podendo o imóvel ser colocado a leilão rapidamente para o pagamento da dívida. Então os síndicos percebendo a inércia de algumas administradoras, optam por contratar uma Empresa de Cobrança, a qual negocia com os inadimplentes; nada cobrando previamente do condomínio como as administradoras o fazem. Estas empresas apenas ganham uma porcentagem do valor pago pelo inadimplente. Assim o síndico minimiza a despesa fixa que teria com este serviço da administradora.
Outro problema é a exposição para consulta aos moradores de documentos. Geralmente a Administradora de condomínios tem um portal onde colocam os documentos do condomínio. Entretanto se o síndico mudar de administradora estes documentos do portal deixam de existir porque era um espaço pertencente a Administradora e não ao Condomínio. Como alternativa muitos condomínios optaram por ter seu próprio portal fornecido por uma Empresa Desenvolvedora de Sistemas, expondo os documentos para consulta, reservas de espaços, livros de ocorrências, controle de visitantes na piscina, prestadores e funcionários. Além de ter em seu poder todo o histórico porque o banco de dados pertence ao condomínio e não à Administradora.
Condomínios e finanças é algo que deve ser considerado com seriedade
É muito importante salientar também que um escritório de contabilidade pode realizar os serviços de criação de balancetes e organizar todas as pastas de prestação de contas por um valor inferior cobrado por uma administradora de condomínios. O Controle dos pagamentos e recebimentos é algo que pode ser simples ou trabalhoso, dependendo do tamanho do condomínio. Por isto é sempre bom comparar. Condomínios e finanças é algo que deve ser considerado com seriedade, assim como o fluxo de caixa bem controlado. A folha de pagamento dos poucos funcionários e o controle das férias e impostos é feito com maestria por escritórios de contabilidade, os síndicos que comparam vêem o quanto gera de economia estas decisões tomadas.
Por fim, a contratação de um escritório especializado em direito condominial é algo cada vez mais adotado pelos condomínios. Onde o advogado acompanha o síndico em audiências e oferece orientações sobre a legislação, contratos e dúvidas jurídicas. Porque a legislação sempre muda e o acompanhamento de um advogado inclusive nas assembleias dá toda a segurança que o síndico necessita.
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